Blog

Blog

Toegangscontrole vlekkeloos laten verlopen: 8 tips!

Toegangscontrole

Toegangscontrole

Je hebt de kaartverkoop goed geregeld en de kaarten zijn verkocht, maar dan… hoe kun je de toegangscontrole zo vlekkeloos mogelijk laten verlopen? Je wilt namelijk wel dat de toegangskaarten (e-tickets) professioneel worden gecontroleerd op geldigheid en dat er geen misbruik van de tickets wordt gemaakt.

 

Waarom tickets controleren?

Je controleert de tickets op geldigheid met als doel om fraude te voorkomen. Een e-ticket kan gekopieerd of meermalen worden afgedrukt. Daarom is controle nodig, zodat deze exemplaren niet worden gebruikt door meerdere personen of meerdere keren door één persoon (Bron: https://nl.wikipedia.org/wiki/E-ticket).

 

Fraude voorkomen

Wat is een manier om te voorkomen dat bezoekers de tickets kunnen dupliceren en hierdoor de ticket meerdere keren kunnen gebruiken? Heel simpel, de e-ticket voorzien van een barcode! Dit is een heel populaire en vaak toegepaste techniek. Barcodes zijn in verschillende soorten en maten, denk eens aan een streepjescode of een QR-code. Je hebt wel een goede barcodelezer of -scanner nodig om ze te kunnen controleren. Barcodes kunnen over het algemeen slechts eenmaal gebruikt worden om toegang te verkrijgen, tenzij anders ingesteld in het systeem (Bron: uit het boek ‘Events: Hoe organiseer je een geslaagd evenement?’ Door Kevin Van der Straeten, 2013). Bij de controle kan er verbinding zijn met een database die bijhoudt of het ticket al gebruikt is. Deze werkwijze wordt ook gebruikt bij de online ticketservice van Avayo. Om het invoeren van de gegevens te vergemakkelijken wordt de streepjescode of QR-code gescand. Het maken van een vals ticket wordt lastiger als de streepjescode een lang nummer heeft, waarbij een potentiële fraudeur niet weet welke nummers geldig zijn. Ook kan bij iets eenmaligs onrechtmatig gebruik door meerdere personen tegengegaan worden door het e-ticket op naam te stellen en dat ze zich moeten kunnen legitimeren (Bron: https://nl.wikipedia.org/wiki/E-ticket).

 

Hoe regel je de toegangscontrole?

Veel organisatoren denken pas aan de toegangscontrole vlak voor het event, maar het is wel handig om hier vooraf goed bij stil te staan. Hoe regel je eigenlijk de toegangscontrole? Hoe kun je de controle het beste in goede banen leiden bij jouw evenement? Met deze vragen in mijn achterhoofd ben ik eens gaan zoeken op het internet. Na een intensieve zoektocht kwam ik erachter dat er eigenlijk niets over is geschreven, terwijl de toegangscontrole juist een belangrijk onderdeel van de algehele ticketverkoop is! Je moet er toch niet aan denken dat bezoekers massaal jouw toegangskaarten kunnen namaken of kopiëren en dan zonder te betalen binnenkomen op jouw event. Reken maar uit hoeveel omzet je dan misloopt….

Ook wil je graag dat jouw bezoekers zo min mogelijk hinder ondervinden van de controle bij de entree. De toegang moet professioneel eruitzien en de controle moet zo snel mogelijk, goed en soepel verlopen. Vandaar dat ik deze BLOG schrijf, zodat ik jullie een aantal tips mee kan meegeven en dat jij de toegangscontrole in zo’n goed mogelijke banen kan leiden. Ik realiseer me dat sommige tips heel vanzelfsprekend lijken, maar wil ze toch graag noemen, omdat ik uit ervaring weet dat het niet altijd gebeurt… Ik start eerst eens met acht tips en hoop dat ik in een later stadium de lijst met tips kan aanvullen en uitbreiden met nieuwe eyeopeners.

 

Tips:

Tip 1:

Wellicht een inkoppertje, maar “Een goed begin is het halve werk” is ook hier van toepassing. Wanneer je tijd stopt in een goede voorbereiding, scheelt het je ontzettend veel stress voor de start van jouw event. Belangrijk is om (ruim) van tevoren het internet te checken, de scansoftware te installeren en de scanners te testen. Dus begin niet een uurtje voor aanvang met alles te installeren en te controleren. Wanneer je tijdens de voorbereiding erachter komt dat je geen goede WiFi hebt, kun je nog tijdig mobiele WiFi regelen (MiFi).

N.B. Bij Avayo kun je een MiFi voor slechts € 25,00 excl. btw per keer huren, handig!

Tip 2:

Je hebt snelle scanapparatuur nodig. Kies de juiste scanapparatuur voor jouw evenement. Voor het scannen kun je kiezen uit de iPhone of Android Scanapp, de USB-handscanner of mobiele scanner. De scanapp kan gratis gedownload worden op jouw eigen telefoon en kan ook prima gebruikt worden bij kleinere evenementen. De USB-handscanner wordt ingezet in combinatie met laptop en is handig bij bijvoorbeeld de balie. Tot slot, de mobiele scanner wordt over het algemeen ingezet bij de grotere events of waar geen vaste plaats voor de laptop met USB-handscanner mogelijk is. Alle scanners kunnen met elkaar gecombineerd gebruikt worden. Wij bieden de scanapparatuur kosteloos in bruikleen bij eenmalige evenementen. De scansoftware is eveneens gratis. Wil je meer informatie of even overleggen welke scanapparatuur voor jouw event het beste is of de scanners reserveren? Dan kun je mailen naar support@avayo.nl .

Tip 3:

Om een goede doorstroom bij de entree te vergroten, kun je werken met rijen die verschillende functies hebben, te weten: Een aparte rij voor mensen met e-tickets, een rij voor de bezoekers die vragen hebben bij de klantenservice en een aparte rij voor de personen die nog een toegangskaart willen kopen bij de kassa. Met de online ticketservice van Avayo kan ook middels de functie Balieverkoop kaarten verkocht worden. Ze kunnen hierbij contant afrekenen of met de pin betalen. Vraag naar de mogelijkheden voor het huren van een pinterminal op support@avayo.nl.

Toegangscontrole

Tip 4:

Wanneer je met verschillende rijen werkt, zou je kunnen kiezen voor dranghekken. Persoonlijk vind ik ‘publieksgeleiders’, paaltjes met linten, chiquer staan. De linten zijn zelfs in verschillende kleuren te verkrijgen, zodat het past bij de stijl van de entree en jouw evenement.

Toegangscontrole

Tip 5:

Alcohol schenken aan jongeren beneden de 18 jaar is in Nederland bij de wet verboden. Bedenk daarom van te voren hoe je zichtbaar maakt aan welke bezoekers je al dan niet alcohol mag schenken. Ga je werken met stempels, polsbandjes of laat je jouw bezoekers bij elke bestelling legitimeren? Bedenk ook alvast waar je de leeftijdscontrole uitvoert. Ik kan me voorstellen dat wanneer je deze controle bij de toegangscontrole van de tickets doet, de doorstroom enorm vertraagd. Je zou hiervoor een ander punt kunnen inrichten en daar dan ook, na legitimatie, stempels of polsbandjes kunnen verstrekken.

Tip 6:

Dan hebben we nog de groep ‘rokers’. Roken mag uiteraard niet in dezelfde ruimte waar het event plaatsvindt, dus zij moeten de mogelijkheid krijgen om naar buiten te gaan om te roken of om te kunnen roken in een aparte ruimte. Het is handig om deze reeds gecontroleerde bezoekers niet door dezelfde rij te laten gaan als dat van de mensen die nog hun toegangskaart moeten laten controleren. Maak een aparte rij voor deze groep mensen en geef ze voordat ze eruit gaan een stempel, bandje of kaart die ze kunnen laten zien als ze weer naar binnen willen. Dat scheelt weer een hoop ergernis en drukte bij de ingang.

Tip 7:

Het scannen van toegangskaarten is niet moeilijk. Het is wel handig dat het scanpersoneel, van te voren goed geïnstrueerd worden, zodat ze bekend zijn met de scanners en het scannen. Laat ze van tevoren even oefenen met de scanner op een testticket. Ze kunnen dan wat meer feeling met het apparaat krijgen.

Tip 8:

Medewerkers op je evenement hebben de meeste contacturen met de gasten. Slecht verzorgd of geïnstrueerd personeel is dus een gemiste kans, want goed personeel kan jouw evenement juist versterken. Daarom is het handig dat van tevoren besproken wordt hoe het scanpersoneel het beste kan handelen in bepaalde scenario’s. Weten de medewerkers hoe ze moeten handelen wanneer een rood vlak op de scanner verschijnt? Sturen ze deze bezoekers door naar een service balie o.i.d.? Door vooraf afspraken te maken, hebben andere bezoekers nagenoeg geen hinder van eventuele problemen.

 

Tot slot, misschien klinkt het heel vanzelfsprekend, maar het gebeurt helaas toch niet altijd door de personen die de e-tickets scannen:

Wens jouw bezoekers een goede en vooral gezellige avond toe!

 

Uiteraard zullen er nog meer goede ideeën zijn die geput kunnen worden uit ervaringen van andere organisatoren. Daarom graag jullie aanvulling op dit artikel! Plaats je reactie hieronder, zodat we voordeel kunnen halen uit elkaars expertise!

Blog

De ticketverkoop vergroten, hoe doe je dat?

De ticketverkoop vergroten, hoe doe je dat?

Als organisator van een evenement wil je graag dat jouw event helemaal is uitverkocht en dat het een groot succes wordt. Dat is een mooi streven, maar hoe realiseer je dit nu?

Zelf denk ik als eerste aan de oplossing om naast de fysieke kaartverkoop (op de dag zelf bij de entree van het event, bij een dorpscafé of buurtsupermarkt e.d.) om óók online e-tickets aan te bieden.

Maar als ik er verder over nadenk en mij verder inlees, denk ik dat die oplossing in de meeste gevallen niet voldoende is. Uiteraard heb je altijd uitzonderingen, maar deze daargelaten. Ik zie vaak genoeg organisatoren die kort voor het evenement de ticketshop online zetten en vervolgens te weinig kaarten hebben verkocht. Zo kom ik tot mijn eerste suggestie: Start de online kaartverkoop op tijd! En promoot jouw event niet alleen middels een website, maar maak ook actief gebruik van Social Media.

Social Media

Via Social Media kun je gemakkelijk je event promoten. Marketingfacts.nl (2017) schrijft dat medio 2017 in Nederland 9,5 miljoen geregistreerde Facebook-accounts zijn. Een kleine kanttekening daarbij is dat dit aantal niet alleen het bezoek aan Facebook betreft, maar ook aan Facebook Messenger (www.marketingfacts.nl, 2017). Op Facebook kun je een evenement aanmaken waarin je jouw ticketshop kunt plaatsen. Zorg er daarom ook voor dat je veel likes en volgers krijgt op Facebook en je Facebookpagina actief bijhoudt. Verzamel zoveel mogelijk volgers door informatie te delen, winacties houden, nieuwtjes posten enzovoorts.

Naast Facebook, kun je ook Twitter en Instagram inzetten om jouw bereik te vergroten. Verder zijn Snapchat en Pinterest groeiende met actieve gebruikers en dus interessante media om te gebruiken (www.marketingfacts.nl, 2017). Werk bij deze media met mooie sfeerbeelden om de juiste emotie op te wekken. Zorg er altijd voor dat bezoekers direct in actie kunnen komen door een goed werkende link of vermelding.

Ook is een ontwikkeling gaande dat Social Media juist veel op mobiele apparaten wordt gebruikt in plaats van op de pc (www.marketingfacts.nl, 2017). Met dit gegeven kun je wel stellen dat het sowieso ook belangrijk is dat de ticketshop en jouw website ook goed moet werken op mobiele apparaten. De ticketshop van Avayo is responsive en werkt daarom ook uitstekend op bijvoorbeeld een smartphone. Handig is om jouw eigen website ook even te checken op responsiviteit?

Voordeel bij online voorverkoop

Verder wat ook belangrijk is, is om ervoor te zorgen dat de online voorverkoop niet alleen voor jou, maar ook voordeel oplevert voor de bezoeker. Online voorverkoop geeft onder andere als voordeel:

  • Geen wachtrij bij de ingang
  • Kaarten kopen wanneer het voor de bezoeker uitkomt (24/7)
  • De zekerheid tot toegang (helemaal wanneer er een beperkt aantal toegangskaarten beschikbaar zijn)
  • Betere plekken (bij geplaceerde verkoop)
  • Kortingen (zoals o.a. Early Bird tickets*)

*Vaak bieden festival organisaties de zogenoemde ‘Early bird tickets’ aan. Dit zijn goedkopere kaartjes die als eerste, meestal geruime tijd voor het evenement, verkocht worden. Hiermee beloon je de bezoekers, die al ver van te voren hebben besloten om naar het evenement te gaan, met een leuke korting (https://festivalfans.nl/tips-tricks-online-bestellen-festival-tickets, 2017).

Zo lang mogelijk de kaartverkoop online

Naast op tijd de ticketshop live te zetten, is het ook goed om de online kaartverkoop zo lang mogelijk door te laten lopen, zodat juist de ‘laat-beslissers’ de mogelijkheid krijgen om de kaarten op het laatste moment te kunnen kopen. Je geeft ze op deze manier toch nog het voordeel dat ze niet lang in de rij hoeven te wachten met een eventuele korting.

Makkelijk

Maak het de bezoeker makkelijk door de link naar jouw ticketshop makkelijk te vinden zijn voor de bezoeker. Zorg er ook voor dat deze link altijd en goed in beeld is. Daarbij kan het helpen dat de ticketshop er overzichtelijk uitziet, zoals bijvoorbeeld in één oogopslag alle bestelstappen in beeld.

Creëer schaarste

Creëer schaarste door een beperkte hoeveelheid tickets beschikbaar te stellen (bijvoorbeeld, slechts 200 plaatsen beschikbaar) of door een beperkte tijd voor de verkoop van tickets aan te geven (bijvoorbeeld, nog één dag of laatste kans e.d.). Mensen zijn vaak bang om mis te grijpen of te bang om een voordeeltje mis te lopen. Daarom zullen ze eerder geneigd zijn om sneller te beslissen en dus sneller een ticket te kopen. ‘Schaarste’ is niet voor niets één van de factoren die doctor Robert Cialdini noemt in zijn marketing bestseller ‘Invloed’. Dus denk eens goed na over hoe je schaarste kunt inzetten om jouw bezoekers naar jouw evenement te krijgen.

Doe een vervolgaanbod

Organiseer je vaker dan één keer een evenement? Maak dan gebruik van aftersales. Dit houdt in dat je jouw bezoekers benadert voor je volgende evenement met eventueel een passende aanbieding. Doordat je gebruik maakt van de online ticketsysteem heb je namelijk al data van al jouw bezoeker en deze gegevens (e-mailadressen) kun je weer gebruiken voor een vervolgaanbod.

Daarnaast kun je tijdens en na afloop van je evenement leuke filmpjes en foto’s plaatsen op Social Media. De zogenoemde ‘Aftermovie’. Dit geeft een positieve boost voor de ticketverkoop van je volgende evenement.

Gratis vertegenwoordiger voor jouw evenement

Zorg ervoor dat jouw bezoekers ambassadeurs worden van jouw evenement. Vraag ze om berichten te delen dat ze naar jouw evenement gaan. Deze digitale mond-tot-mond reclame maakt jouw evenement bekender. Ook brengen zij daarmee ‘vrienden’ en ‘vrienden van’ op het idee om eventueel ook naar jouw event te gaan: Gratis reclame is altijd mooi meegenomen!

Verder kun je jouw bezoekers ook iets aanbieden in ruil voor hun promotie. Ze zouden bijvoorbeeld punten kunnen verdienen wanneer ze jouw eventpagina delen op Social Media of naar bijvoorbeeld vijf vrienden te sturen (Eventplanner, 2017)**. Bij een bepaalde hoeveelheid punten verdienen ze een kortingscode o.i.d., zodat het een win-win situatie voor jou én jouw bezoekers wordt.

Ook zou je bloggers kunnen zoeken. Deze bloggers geef je gratis toegangskaarten tot jouw evenement en in ruil daarvoor vraag je hen een stukje te schrijven over hun beleving op jouw event. Ook kun je ervoor kiezen om ze een mooie commissie te geven als ze een advertentie van jouw evenement plaatsen. Uiteraard heb je de moeite genomen om hun blog te lezen en hen te leren kennen door de ‘About’-pagina, zodat je weet dat ze voor jouw interessegebied relevante bloggers zijn (Eventplanner, 2017)**.

 

Heb je nog meer suggesties? Of heb je zelfs een succesformule?

Geef jouw reactie hieronder. Ik ben erg benieuwd!

 

**Eventplanner, 2017:

https://www.eventplanner.be/nieuws/4701_5-manieren-om-last-minute-meer-tickets-te-verkopen.html#.WeR-xScOCYY.facebook

Blog, Nieuws

Nieuwe website!

De nieuwe website is gelanceerd!

Met trots presenteren we voor u onze nieuwe website. De website is tot stand gekomen in in samenwerking met de creatieve expertise van PoiterDesign.

Wat is er allemaal veranderd?

We hebben onze drie producten prominenter op de website geplaatst: Avayo Red – Orange – Yellow. Hierdoor zijn alle functionaliteiten van de online ticketsoftware veel inzichtelijker gemaakt. Vanuit onze Drentse nuchterheid lieten we niet voldoende zien wat het systeem van Avayo allemaal kan én hoe handig het eigenlijk is voor organisatoren van onder meer evenementen, attractieparken, theaters etc..

Door van tevoren online kaarten aan te bieden, krijgen organisatoren veel meer inzicht in de hoeveelheid bezoekers die ze kunnen verwachten. Ook wordt hiermee de gegevens van alle bezoekers verzameld die de organisatoren weer kunnen gebruiken voor hun marketing doeleinden.

Ook hebben we op onze nieuwe website de verschillende doelgroepen uitgelicht die uitstekend gebruik kunnen maken van onze online ticketsoftware. Ze zijn hierdoor beter in kaart gebracht. Het systeem kan namelijk voor veel doeleinden gebruikt worden: Eigenlijk in het kort samengevat, de ticketsoftware van Avayo is uitermate geschikt voor iédereen die (online) tickets wil gaan verkopen voor zijn event!