Functionaliteiten

De online ticketsoftware van Avayo biedt veel functionaliteiten*. Hieronder geven wij een aantal weer. Mist u nog iets voor úw organisatie? Neem dan vrijblijvend contact met ons op en dan kijken we wat we voor u kunnen betekenen.

Wij gaan graag met onze (nieuwe) klanten in gesprek, zodat we weten waaraan behoefte is en hierdoor telkens op de hoogte blijven.

*Niet alle functionaliteiten worden door alle pakketten ondersteund.

Algemeen beheer:

Via de functie Algemeen beheer heeft u inzage in de algemene instellingen van de ticketshop en is onderverdeeld in:

Via het dashboard heeft u inzicht in hoeveel tickets u vandaag heeft verkocht en gescand, welke omzet er de afgelopen periode gerealiseerd is en hoe verhoudt deze zich ten opzichte van dezelfde periode vorig jaar? Op het dashboard vindt u een overzicht van de stand van zaken en van de updates van uw ticketshop.

Onder de knop ‘Instellingen’ kunt u onder andere de volgende functies vinden en/of instellen:

  • Adresgegevens: Hier kunt u een vinkje voor zetten als u standaard de adresgegevens van uw bezoekers wilt weten.
  • E-mailadres voor het contactformulier: Naar dit e-mailadres wordt het contactformulier gemaild. Tevens wordt dit emailadres gebruikt als reply-to adres voor de orderbevestigingsmail.
  • Standaard logo: Hier kunt u het logo van uw bedrijf uploaden.
  • Header afbeelding: Bovenaan de ticketshop kunt u zelf een sfeerafbeelding plaatsen. De afbeelding kunt u hier uploaden.
  • Google Analytics: Voer uw trackingcode in en koppel uw Analytics account (ook) aan uw ticketshop.
  • Facebook Pixel ID: Voer uw Facebook Pixel ID in en meet de conversies (ROI) op uw Facebook advertenties.
  • Favicon: Uw browser toont voor ieder tabblad een kleine logo. Hier kunt u uw favicon uploaden
  • Ticket layout: U bepaalt zelf hoe uw ticket eruit komt te zien. Standaard biedt Avayo drie typen tickets: drie tickets op één pagina (besparing milieu), twee tickets op één pagina met een kleine ticketafbeelding en twee tickets op één pagina met een grote afbeelding. Wanneer u één ticket op een hele pagina wilt? Dan is dat ook mogelijk en kunnen wij dit voor u aanzetten.
  • Algemene voorwaarden: De algemene voorwaarden zijn zorgvuldig opgesteld door een jurist en staan er standaard in. Uiteraard kunt u de voorwaarden ook nog zelf bewerken.
  • Veelgestelde vragen: Rechtsboven in de ticketshop kunnen uw bezoekers een knop met de veelgestelde vragen vinden. Deze kunt u zelf vullen.
  • Betaalmogelijkheden: Hier zijn de actieve betaalmogelijkheden zichtbaar. Uiteraard zijn er ook nog vele andere betaalmogelijkheden mogelijk. Zie hiervoor onze tarieven pagina.
  • Taalinstellingen: Kies zelf in welke talen (Nederlands, Engels, Frans en Duits.) de ticketshop wordt aangeboden en welke taal daarbij standaard wordt weergegeven. (niet beschikbaar in Avayo Red)
  • Extra informatie bij de bestelstappen: Bij de afzonderlijke bestelstappen kunt u hier uw extra informatie kwijt.

Onder het kopje ‘Account’ vindt u uw bedrijfs- en bankgegevens. Zijn uw bedrijfsgegevens veranderd? Dan kunt u het hier zelf aanpassen.
Bij de bankgegevens vindt u uw rekeningnummer en tenaamstelling en kunt u eveneens een controlebetaling doen, zodat we zeker weten dat we de ticketgelden op de juiste bankrekening storten.

Onder het kopje ‘Financieel’ vindt u in pdf-vorm de uitbetalingen en facturen. Heeft u net een nieuw account? Dan kunt u hier een controle betaling uitvoeren, zodat wij zeker weten dat de ticketgelden op uw bankrekening wordt gestort.

Onder de knop ‘Integratie’ vindt u de integratiecodes wanneer u uw Ticketshop op Facebook of op uw website wilt plaatsen. U vindt hier scripts voor alle evenementen en voor de evenementen afzonderlijk. U kunt ervoor kiezen om de ticketshop in te sluiten in uw website met of zonder header.

Evenementen beheer

Via de functie Evenementen beheer kunt u (nieuwe) evenementen toevoegen en/of wijzigen.

U kunt zelf te allen tijde evenementen toevoegen en/of wijzigen. Hieronder staat een overzicht van de algemene evenement eigenschappen.

  • Het evenement op online of offline zetten.
  • Reserveringskosten zelf instellen: U kunt zelf de hoogte van de reserveringskosten per ticket of per order instellen. Ook kunt u hierbij een maximum instellen. De tweede optie is dat u kunt instellen dat het systeem automatisch alle ticket- en betaalkosten doorberekend naar uw bezoeker. Dan heeft u verder geen kosten aan het gebruik van de online ticketsoftware.
  • Tickettype: U kunt kiezen voor een Dagticket of een Seizoensticket. Bij de Dagticket is de ticket op een bepaalde dag eenmaal geldig. Bij een Seizoensticket kunt u een periode kiezen waarin de ticket eenmalig geldig is. Ook kunt u daarbij kiezen voor de optie ‘Abonnement’ en dan is de ticket in de geldigheidsperiode dagelijks eenmaal te scannen.
  • Beschrijving van uw evenement. Met deze optie beschrijft u uw evenement.
  • E-mail inhoud: Avayo biedt een standaardtekst voor in de e-mail die uw bezoekers toegestuurd krijgen. U kunt ook deze tekst aanpassen of extra tekst toevoegen.
  • Ticket – Vrije tekst: Op de ticket kunt u nog extra tekst toevoegen, zoals bijvoorbeeld: waar uw bezoekers kunnen parkeren, hoe laat de zaal open gaat, etc.
  • Event afbeelding: Heeft u meerdere evenementen in uw ticketshop staan? Dan is het mooi dat elk event een eigen Event afbeelding krijgt.
  • Extra bijlage: Per evenement kunt u een extra bijlage toevoegen die met de orderbevestigingsemail wordt meegestuurd. Een handige manier om extra informatie met uw bezoekers te delen.
  • Ticket logo: Hier kunt u uw logo uploaden die u graag op uw ticket wilt hebben staan.
  • Sponsor logo: U heeft de mogelijkheid om eventueel drie logo’s te uploaden van uw sponsoren.
  • Ticketvoorbeeld: Als u een evenement heeft aangemaakt, kunt u bij ‘Ticketvoorbeeld’ zien hoe uw ticket eruit ziet.
  • Order Export: Wanneer u op de knop ‘Order Export’ klikt, krijgt u in een mail een Excel-bestand met daarin alle gegevens van uw bezoekers voor het betreffende evenement.
  • Directe boekingslink(s): Dit is een directe eventlink die u kunt gebruiken op uw website achter een boekingsknop.

Uw evenementen vinden vaak plaats op dezelfde locaties. Bij “Locaties” beheert u zelf de lijst van deze evenement locaties. Mocht u gebruik willen maken van een zaalplan, dan kunt u bij een locatie ook de verschillende zalen met hun zaal-/stoelenplan beheren.

Zaalplan (Avayo Red):

  • U upload zelf een afbeelding met daarop duidelijk de stoelen.
  • U legt vast welke secties en rijen zijn.
  • Per stoel legt u het volgende vast: plaats, sectie, rij, stoelnummer en rang.

Tip!
Voor € 75,00 excl. btw per zaal verzorgen wij het aanmaken van een zaalplan voor u.

Voor dagtickets kunt u één of meerdere momenten (wanneer en waar uw evenement plaatsvindt) aan uw Evenement toevoegen.

Datum & tijd (voorstellingen) eigenschappen:

  • Online/offline: U kunt alvast voorstellingen (Data en tijd) invoeren, maar op een later moment online zetten.
  • Duurt de gehele dag: Dan komt er geen tijdstip op het ticket te staan, omdat het event de hele dag plaatsvindt.
  • Start verkoop (optioneel): Hier kunt u optioneel het tijdstip invoeren van wanneer de verkoop start.
  • Einde verkoop (optioneel): Evenals wanneer de verkoop eindigt.
  • Aanvang: Aanvangstijd en datum van uw evenement.
  • Locatie: Hier kunt u uw reeds ingevoerde locatie selecteren.
  • Zaal: Hier kunt u eventueel een reeds ingevoerd zaalplan selecteren.
  • Stoeltoewijzing/voorraad: Onbeperkte voorraad, Zelf gekozen aantal toegangsbewijzen, Zaalplan boekingen

Nadat u de ‘Datum en tijd/voorstellingen’ heeft ingevoerd, worden de volgende ‘Opties’ zichtbaar:

  • Barcodelijst: exporteert alle barcodes naar een Excel export.
  • Gastenlijst: exporteert alle gastgegevens naar een Excel export.
  • Borderel: bepaalde manier waarop een theater aan het management rapporteert hoeveel omzet en gasten zijn geweest. Dit geldt alleen voor Avayo Red.
  • Bewerken
  • Verwijderen

De presentatie van de data verschilt per ticketshop type:

Red: Er kan per kalendermaand gefilterd worden op de voorstellingen van alle online evenementen. Orange: Worden als lijst getoond. Wanneer u meer dan tien data heeft ingevoerd, verschijnt een kalender in uw ticketshop. Erg overzichtelijk voor uw bezoeker. Yellow: Alle momenten worden in een dropdown gepresenteerd tijdens het bestellen.

In het Prijsplan stel u in welke ticketsoorten (volwassenen, kinderen, cjp, etc) er per evenement worden aangeboden. Iedere ticketsoort krijgt een eigen omschrijving en prijs. Wanneer u veel ticketsoorten heeft is het mogelijk om de verschillende ticketsoorten te groeperen in verschillende ticketgroepen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan ticketsoorten voor de toegang, of horeca/munten, of verhuur van materiaal, etc.

Per Ticketsoort zijn, naast de omschrijving en prijs, de volgende eigenschappen beschikbaar:

  • Online/offline: Hiermee stelt u in of dit product al dan niet zichtbaar is in de ticketshop.
  • Extra product uitleg: Wanneer u hier tekst in opneemt, wordt in een tekstballon weergeven wanneer de muis over het informatie icon wordt bewogen.
  • Voorraad: U stelt zelf in hoeveel van deze ticketsoort er beschikbaar zijn.
  • Verplicht product: Als hiervoor een vinkje wordt gezet, dan dient bij een bestelling dit product minimaal eenmaal geselecteerd te worden.
  • Fysieke tickets: Bepaalt hoeveel fysieke tickets (barcodes) er per verkochte unit aangemaakt worden. Dit zou bijvoorbeeld gebruikt kunnen worden voor de verkoop van rolstoelplaatsen, waarbij er gelijk ook een eticket voor de begeleider wordt bijgevoegd.
  • Verkoopkanaal: Hier kunt u kiezen of dit product voor Online- en balieverkoop is of alleen voor de online verkoop en of alleen voor de balieverkoop.
  • Ticketbereik: Bepaalt in welke aantallen bereik er tickets kunnen worden gekocht. Handig voor bijvoorbeeld het aanbieden van groepstickets.

Bij de ‘Uitgebreide opties’ zijn er nog extra mogelijkheden met de ticketshop. Per type ticketshop (Red/Orange/Yellow) zijn er verschillende mogelijkheden. Hieronder volgt een overzicht van de verschillende opties:

  • Header afbeelding: Voor dit specifieke evenement kunt u ervoor kiezen om een andere afbeelding bovenaan uw ticketshop in te voeren. (Orange)
  • Extra velden bij klantgegevens in ticketshop: Hier kunt u nog extra vragen kwijt voor uw bezoeker. Het antwoord kan verwerkt worden in een tekstvak, checkbox (meerdere keuzes mogelijk), radiobutton of keuzelijst (één keuze mogelijk). (Orange/Yellow)
  • Velden aan/uit: U heeft de mogelijkheid om de volgende velden te tonen/verbergen in uw ticketshop: Kortingscode verzilveren, Inschrijven nieuwsbrief, Organisatie naam, Geslacht (Orange/Yellow)
  • Gratis event: Wanneer uw event gratis is, kunt u een vinkje zetten voor ‘Gratis event’. Dan worden de betaalmogelijkheden niet meer getoond. (Orange)
  • Toon beschrijving: Toon de evenementbeschrijving ook in de bestelstap van de ticketshop. (Orange)
  • Alleen backoffice: Als u hiervoor een vinkje zet, dan is het event alleen boekbaar via de backoffice (het beheersysteem) en dus niet meer via de publieke ticketshop. (Red/Orange/Yellow)
  • Reserveringskosten backoffice: Hiermee worden voor backoffice bestellingen wel of geen boekingskosten doorberekend aan uw bezoeker. (Red/Orange/Yellow)
  • Afwijkende ticket layout: Hier kunt u specifiek voor dit evenement kiezen voor een ander ticket layout. (op aanvraag)
  • Afwijkend barcode type: Standaard staat de barcode ingesteld als een QR-Code. In overleg kunnen we een ander barcode type instellen. Indien gewenst kunt u dit zelf per evenement instellen. (op aanvraag)
  • Gebruik externe barcodes: Hiermee wordt het mogelijk om barcodes van externe partijen te verkopen. Dit werkt alleen met ongeplaceerde verkoop. (Red/Orange/Yellow)
  • Gebruik relatienummers: Uw bezoeker wordt met deze functie verplicht om een relatienummer (lidmaatschap-, abonneenummer e.d.) in te voeren tijdens het bestellen. Zonder dit nummer is bestellen namelijk niet mogelijk. Het gebruikte relatienummer kan éénmalig worden gebruikt. (Orange)
  • Extra javascript op bedankt pagina. (Orange/Yellow)

Oude evenementen kunt u bewaren, nog inzien en/of kopiëren, zodat deze bewerkt kunnen worden voor het nieuwe evenement. Scheelt weer tijd en werk!

Orders:

Hier vindt u alle Orders in een overzichtelijke lijst. De orders kunt u eenvoudig filteren op order status. Mocht u een order zoeken, dan kan dit via de zoekfunctie. Via uitgebreid zoeken kunt daarnaast ook nog eens op een specifiek veld of velden zoeken. Met de ‘meer informatie’ knop opent u een order, waarbij gelijk alle order details inzichtelijk worden. Vanuit het order detail scherm kunt u:

  • Tickets mailen: U mailt de orderbevestiging eenvoudig nogmaals naar hetzelfde of een ander emailadres. In de emaillog ziet u vervolgens de afleverstatus van de email.
  • Tickets: U kunt eenvoudig de tickets in uw browser openen om deze snel te downloaden of te printen.
  • Printen via Dymo: Wanneer u een Dymo printer met de juiste software heeft geïnstalleerd zal de software dit herkennen en deze knop tonen. Bij gebruik zullen de tickets op klein (businesscard) formaat worden afgedrukt op uw Dymo labelwriter.
  • Order annuleren: De order zal worden geannuleerd. De tickets worden, indien van toepassing, weer aan de vrije voorraad teruggegeven. Er zal geen geld worden teruggeboekt.
  • Terugbetaling*: U kunt rechtstreeks vanuit de ticketshop geld naar de koper terugboeken zonder gedoe met IBAN nummers en randomreaders.

* Voor klanten met een eigen Pay.nl account is er een terugbetalingsoptie beschikbaar.

  • Informatie wijzigen: Wanneer het voorkomt dat een gast typefouten heeft gemaakt bij het plaatsen van zijn order (bijvoorbeeld in het email- of postadres), dan is het mogelijk om deze gegevens eenvoudig te bewerken.
  • Orders koppelen: Mocht u een additionele boeking krijgen die bij de tafelschikking of voor een ander doel aan een andere order gekoppeld dient te worden, dan kunt u orders eenvoudig koppelen. In de gastenlijst word visueel zichtbaar gemaakt dat een aantal orders bij elkaar horen.
  • Notitie toevoegen: Soms is het nodig om bij een bepaalde order een aantekening te maken. Hier is het mogelijk. De gemaakte notities worden ook in de gastenlijst (export) weer zichtbaar.

Middels de verkoopfunctie kunt u via de backoffice eenvoudig tickets bestellen. Deze functie kan worden gebruikt door beheerders, helpdesk gebruikers en balieverkooppunten. U zult hierbij niet in de betaalkoppeling komen. De betaling dient dus ook op een andere manier (cash, pin, op rekening, gratis) gefaciliteerd te worden. Verdere mogelijkheden van deze functie:

  • Kassa functie: U kunt deze functie gebruiken om uw kassaverkoop te doen. Samen met de optie ‘snelle verkoop’ en een Dymo Labelwriter printer verzorgt u eenvoudig en snel uw kaartverkoop aan de deur.
  • Reservering: Een andere mogelijkheid is om een bestelling als reservering aan te maken. Hierbij worden de plekken al van de vrije voorraad afgehaald. Op een later moment kan eventueel het aantal bestelde tickets nog worden bijgesteld. Uiteindelijk zal een reservering worden omgezet in een definitieve bestelling. Mocht de reservering niet definitief worden gemaakt, dan zal de reservering automatisch vervallen.
  • Betaallink: Ook kan er van een bestelling of reservering een betaallink  worden verzonden. De geadresseerde ontvangt een email met daarin het besteloverzicht en een betaallink. Nadat de betaling via iDEAL is voldaan, ontvangt de boeker automatisch de etickets per email.
  • Kortingscode invoeren: Tijdens het bestellen is er de gelegenheid om kortingscodes te verzilveren zodat kortingen ook via kassaverkoop verwerkt kunnen worden.
  • Eénmalig incasso: Voor sommige doelgroepen is het wenselijk om deze te bedienen met de mogelijkheid van eenmalige incasso. Voor bijvoorbeeld telefonische reserveringen bij een oudere doelgroep kan het betaalproces op deze manier laagdrempelig afgehandeld worden. Deze optie kan op aanvraag worden geactiveerd.

Ingebouwde E-ticket scanner software: Wanneer de USB-handscanner is gekoppeld aan een laptop of Windows tablet kan er ook in het programma gescand worden. Naast onze Windows desktop scansoftware is het dus ook op deze manier mogelijk om met bijvoorbeeld een Apple Macbook tickets te scannen.

Korting

Het ticketsysteem kent een tweetal manieren om korting of prijsreductie te faciliteren. Dit kan via kortingscodes of promolinks.

Via kortingscodes kunt u een korting aan uw bezoekers verstrekken. De code kan een éénmalig te gebruiken unieke code zijn, of een vaker te gebruiken algemene code.

Voor de kortingcodes zijn er vele mogelijkheden tot het geven van korting. Hieronder volgt een overzicht:

Korting per order:

  • Vrijkaarten
  • %/€ korting op de order

Korting per ticket:

  • %/€ korting op 1 ticket
  • %/€ korting op elk ticket
  • %/€ korting op elk 2e ticket
  • %/€ korting op het 2e ticket
  • %/€ korting op elk 4e ticket
  • %/€ korting op elk 10e ticket

Korting per unieke kortingscode:

  • %/€ korting per unieke kortingscode

Een kortingscode kent de volgende eigenschappen:

  • Actief/Inactief
  • Omschrijving
  • Code type: algemene code of meerdere unieke losse codes
  • Code: in geval van een algemene code
  • Korting: welke korting is er van toepassing
  • Startdatum: vanaf wanneer is de kortingcode geldig
  • Einddatum: tot wanneer is de kortingscode geldig
  • Ticket einddatum: alleen toepasbaar voor seizoenstickets

Het is niet mogelijk om verschillende kortingscodes in een bestelling te combineren.

In het geval van meerdere unieke codes geeft u bij het aanmaken aan hoeveel codes u wenst te laten genereren. Nadat de codes zijn aangemaakt kunt u deze downloaden, om bijvoorbeeld te gebruiken in een (e)mail merge.

Promolinks zijn links waarmee het mogelijk is om voor een evenement een speciaal afwijkend prijsplan aan te bieden.

Uw evenement krijgt hiermee een speciale boekingslink, die voor reguliere bezoekers niet zichtbaar is, waarmee afwijkende ticketsoorten (andere omschrijving en/of prijs) kunnen worden verkocht. Dit is handig voor speciale acties die u wellicht via partners zou willen doen.

Barcodes

Barcodes importeren en exporteren

Om tickets van andere ticketpartijen te wederverkopen is de ticketshop voorzien van een importfunctie. Via een importbestand worden de losse barcodes klaar gezet voor de verkoop. U kunt per ticketsoort of per evenement een los importbestand koppelen. Wanneer de barcodes (bijna) op zijn, wordt u hiervan automatisch via een email op de hoogte gesteld. Op die manier kunt u ervoor zorgen dat er op tijd nieuwe codes bij een externe partij worden aangevraagd.

Om Avayo barcodes via een andere partijen te kunnen is het mogelijk om barcodes te exporteren. U geeft eenvoudig aan voor welke klant, hoeveel per ticketsoort aangemaakt moeten worden. Binnen enkele minuten staat er een downloadbestand klaar welke u aan andere partijen kunt overhandigen.

Tarief: per gescande barcode zullen hiervoor ticketkosten in rekening worden gebracht.

Gebruikers

Het systeem kent verschillende soorten gebruikers. Hieronder hebben we ze beknopt beschreven:

De beheerders zijn de “superusers” van het systeem. Zij hebben toegang tot alle functionaliteiten die het systeem kent. De hoofdfunctionaliteiten zijn:

  • Dashboard
  • Evenementen
  • Orders
  • Korting
  • Barcodes
  • Gebruikers
  • Rapportage

De helpdesk gebruikers hebben toegang tot de orders. Ze zijn bedoeld om mensen die telefonisch of per email vragen hebben of een reservering te willen plaatsen te kunnen helpen.

  • Bestelling plaatsen
  • Reservering maken
  • Betaallink mailen
  • Order opzoeken en tickets opnieuw mailen

De balieverkoop gebruikers kunnen worden gezien als (externe) verkooppunten. Deze gebruikers hebben een eigen omgeving in de ticketshop waarmee ze tickets kunnen verkopen voor bijvoorbeeld: externe voorverkoop of deurverkoop. Alle betalingen van de orders worden buiten de ticketshop om geregeld. Alle orders en omzet van een balieverkoop gebruiker worden separaat in de rapportage weergegeven.

De reseller/affiliate gebruiker kan worden ingezet als lead/traffic generator. Via een speciale reseller link stuurt de reseller kopers naar uw ticketshop. Iedere bezoeker die binnen twee weken een bestelling plaatst zal worden toegekend aan de omzet van de betreffende reseller. Per ticket kan er een vergoeding worden ingesteld bij de reseller, waardoor deze realtime in zijn account kan zien op welke vergoeding de reseller nog recht heeft.

Rapportage

Omzet- en aantallenrapportage

Met de omzetrapportage ziet u snel de omzet van uw ticketshop. Met behulp van de verschillende filteropties kunt u eenvoudig ‘inzoomen’ op één of een combinatie van verschillende eigenschappen, zoals: jaar, maand, evenement en verkooppunt. Ook is het mogelijk om de rapportage eenvoudig als Excel bestand te downloaden.

Met behulp van de order rapportage kunt u snel en eenvoudig de orderregels van de ticketshop opvragen en opslaan als Excel bestand. Filtermogelijkheden zijn: evenement en periode.

De aantallen rapportage geeft u overzichtelijk weer hoeveel tickets er per ticketsoort (en per dag) verkocht zijn. Ook is hier ook zichtbaar hoeveel tickets er gescanned zijn. Tenslotte is hier ook zichtbaar hoeveel tickets er per scanner gescanned zijn.

Help-functie

De Helpdesk is te vinden in het beheersysteem onder de ‘Help-knop’. Achter deze knop tref je extra informatie en uitleg over de functionaliteit van het ticketsysteem. Hierin kun je artikelen lezen waar we onze kennis delen (Help) en daarnaast is het mogelijk om de antwoorden op de veel gestelde vragen te lezen (FAQ). De Helpdesk is ook handig om te gebruiken als naslagwerk!

Bekijk onze pakketten

voor o.a. theaters

zeer geschikt voor bijvoorbeeld festivals en concerten

hèt pakket voor deelnemersregistratie

Overtuigd?