Evenementen beheer

Evenementen beheer

Via de functie Evenementen beheer kunt u (nieuwe) evenementen toevoegen en/of wijzigen.

U kunt zelf te allen tijde evenementen toevoegen en/of wijzigen. Hieronder staat een overzicht van de algemene evenement eigenschappen.

  • Het evenement op online of offline zetten.
  • Reserveringskosten zelf instellen: U kunt zelf de hoogte van de reserveringskosten per ticket of per order instellen. Ook kunt u hierbij een maximum instellen. De tweede optie is dat u kunt instellen dat het systeem automatisch alle ticket- en betaalkosten doorberekend naar uw bezoeker. Dan heeft u verder geen kosten aan het gebruik van de online ticketsoftware.
  • Tickettype: U kunt kiezen voor een Dagticket of een Seizoensticket. Bij de Dagticket is de ticket op een bepaalde dag eenmaal geldig. Bij een Seizoensticket kunt u een periode kiezen waarin de ticket eenmalig geldig is. Ook kunt u daarbij kiezen voor de optie ‘Abonnement’ en dan is de ticket in de geldigheidsperiode dagelijks eenmaal te scannen.
  • Beschrijving van uw evenement. Met deze optie beschrijft u uw evenement.
  • E-mail inhoud: Avayo biedt een standaardtekst voor in de e-mail die uw bezoekers toegestuurd krijgen. U kunt ook deze tekst aanpassen of extra tekst toevoegen.
  • Ticket – Vrije tekst: Op de ticket kunt u nog extra tekst toevoegen, zoals bijvoorbeeld: waar uw bezoekers kunnen parkeren, hoe laat de zaal open gaat, etc.
  • Event afbeelding: Heeft u meerdere evenementen in uw ticketshop staan? Dan is het mooi dat elk event een eigen Event afbeelding krijgt.
  • Extra bijlage: Per evenement kunt u een extra bijlage toevoegen die met de orderbevestigingsemail wordt meegestuurd. Een handige manier om extra informatie met uw bezoekers te delen.
  • Ticket logo: Hier kunt u uw logo uploaden die u graag op uw ticket wilt hebben staan.
  • Sponsor logo: U heeft de mogelijkheid om eventueel drie logo’s te uploaden van uw sponsoren.
  • Ticketvoorbeeld: Als u een evenement heeft aangemaakt, kunt u bij ‘Ticketvoorbeeld’ zien hoe uw ticket eruit ziet.
  • Order Export: Wanneer u op de knop ‘Order Export’ klikt, krijgt u in een mail een Excel-bestand met daarin alle gegevens van uw bezoekers voor het betreffende evenement.
  • Directe boekingslink(s): Dit is een directe eventlink die u kunt gebruiken op uw website achter een boekingsknop.

Uw evenementen vinden vaak plaats op dezelfde locaties. Bij “Locaties” beheert u zelf de lijst van deze evenement locaties. Mocht u gebruik willen maken van een zaalplan, dan kunt u bij een locatie ook de verschillende zalen met hun zaal-/stoelenplan beheren.

Zaalplan (Avayo Red):

  • U upload zelf een afbeelding met daarop duidelijk de stoelen.
  • U legt vast welke secties en rijen zijn.
  • Per stoel legt u het volgende vast: plaats, sectie, rij, stoelnummer en rang.

Tip!
Voor € 75,00 excl. btw per zaal verzorgen wij het aanmaken van een zaalplan voor u.

Voor dagtickets kunt u één of meerdere momenten (wanneer en waar uw evenement plaatsvindt) aan uw Evenement toevoegen.

Datum & tijd (voorstellingen) eigenschappen:

  • Online/offline: U kunt alvast voorstellingen (Data en tijd) invoeren, maar op een later moment online zetten.
  • Duurt de gehele dag: Dan komt er geen tijdstip op het ticket te staan, omdat het event de hele dag plaatsvindt.
  • Start verkoop (optioneel): Hier kunt u optioneel het tijdstip invoeren van wanneer de verkoop start.
  • Einde verkoop (optioneel): Evenals wanneer de verkoop eindigt.
  • Aanvang: Aanvangstijd en datum van uw evenement.
  • Locatie: Hier kunt u uw reeds ingevoerde locatie selecteren.
  • Zaal: Hier kunt u eventueel een reeds ingevoerd zaalplan selecteren.
  • Stoeltoewijzing/voorraad: Onbeperkte voorraad, Zelf gekozen aantal toegangsbewijzen, Zaalplan boekingen

Nadat u de ‘Datum en tijd/voorstellingen’ heeft ingevoerd, worden de volgende ‘Opties’ zichtbaar:

  • Barcodelijst: exporteert alle barcodes naar een Excel export.
  • Gastenlijst: exporteert alle gastgegevens naar een Excel export.
  • Borderel: bepaalde manier waarop een theater aan het management rapporteert hoeveel omzet en gasten zijn geweest. Dit geldt alleen voor Avayo Red.
  • Bewerken
  • Verwijderen

De presentatie van de data verschilt per ticketshop type:

Red: Er kan per kalendermaand gefilterd worden op de voorstellingen van alle online evenementen. Orange: Worden als lijst getoond. Wanneer u meer dan tien data heeft ingevoerd, verschijnt een kalender in uw ticketshop. Erg overzichtelijk voor uw bezoeker. Yellow: Alle momenten worden in een dropdown gepresenteerd tijdens het bestellen.

In het Prijsplan stel u in welke ticketsoorten (volwassenen, kinderen, cjp, etc) er per evenement worden aangeboden. Iedere ticketsoort krijgt een eigen omschrijving en prijs. Wanneer u veel ticketsoorten heeft is het mogelijk om de verschillende ticketsoorten te groeperen in verschillende ticketgroepen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan ticketsoorten voor de toegang, of horeca/munten, of verhuur van materiaal, etc.

Per Ticketsoort zijn, naast de omschrijving en prijs, de volgende eigenschappen beschikbaar:

  • Online/offline: Hiermee stelt u in of dit product al dan niet zichtbaar is in de ticketshop.
  • Extra product uitleg: Wanneer u hier tekst in opneemt, wordt in een tekstballon weergeven wanneer de muis over het informatie icon wordt bewogen.
  • Voorraad: U stelt zelf in hoeveel van deze ticketsoort er beschikbaar zijn.
  • Verplicht product: Als hiervoor een vinkje wordt gezet, dan dient bij een bestelling dit product minimaal eenmaal geselecteerd te worden.
  • Fysieke tickets: Bepaalt hoeveel fysieke tickets (barcodes) er per verkochte unit aangemaakt worden. Dit zou bijvoorbeeld gebruikt kunnen worden voor de verkoop van rolstoelplaatsen, waarbij er gelijk ook een eticket voor de begeleider wordt bijgevoegd.
  • Verkoopkanaal: Hier kunt u kiezen of dit product voor Online- en balieverkoop is of alleen voor de online verkoop en of alleen voor de balieverkoop.
  • Ticketbereik: Bepaalt in welke aantallen bereik er tickets kunnen worden gekocht. Handig voor bijvoorbeeld het aanbieden van groepstickets.

Bij de ‘Uitgebreide opties’ zijn er nog extra mogelijkheden met de ticketshop. Per type ticketshop (Red/Orange/Yellow) zijn er verschillende mogelijkheden. Hieronder volgt een overzicht van de verschillende opties:

  • Header afbeelding: Voor dit specifieke evenement kunt u ervoor kiezen om een andere afbeelding bovenaan uw ticketshop in te voeren. (Orange)
  • Extra velden bij klantgegevens in ticketshop: Hier kunt u nog extra vragen kwijt voor uw bezoeker. Het antwoord kan verwerkt worden in een tekstvak, checkbox (meerdere keuzes mogelijk), radiobutton of keuzelijst (één keuze mogelijk). (Orange/Yellow)
  • Velden aan/uit: U heeft de mogelijkheid om de volgende velden te tonen/verbergen in uw ticketshop: Kortingscode verzilveren, Inschrijven nieuwsbrief, Organisatie naam, Geslacht (Orange/Yellow)
  • Gratis event: Wanneer uw event gratis is, kunt u een vinkje zetten voor ‘Gratis event’. Dan worden de betaalmogelijkheden niet meer getoond. (Orange)
  • Toon beschrijving: Toon de evenementbeschrijving ook in de bestelstap van de ticketshop. (Orange)
  • Alleen backoffice: Als u hiervoor een vinkje zet, dan is het event alleen boekbaar via de backoffice (het beheersysteem) en dus niet meer via de publieke ticketshop. (Red/Orange/Yellow)
  • Reserveringskosten backoffice: Hiermee worden voor backoffice bestellingen wel of geen boekingskosten doorberekend aan uw bezoeker. (Red/Orange/Yellow)
  • Afwijkende ticket layout: Hier kunt u specifiek voor dit evenement kiezen voor een ander ticket layout. (op aanvraag)
  • Afwijkend barcode type: Standaard staat de barcode ingesteld als een QR-Code. In overleg kunnen we een ander barcode type instellen. Indien gewenst kunt u dit zelf per evenement instellen. (op aanvraag)
  • Gebruik externe barcodes: Hiermee wordt het mogelijk om barcodes van externe partijen te verkopen. Dit werkt alleen met ongeplaceerde verkoop. (Red/Orange/Yellow)
  • Gebruik relatienummers: Uw bezoeker wordt met deze functie verplicht om een relatienummer (lidmaatschap-, abonneenummer e.d.) in te voeren tijdens het bestellen. Zonder dit nummer is bestellen namelijk niet mogelijk. Het gebruikte relatienummer kan éénmalig worden gebruikt. (Orange)
  • Extra javascript op bedankt pagina. (Orange/Yellow)

Oude evenementen kunt u bewaren, nog inzien en/of kopiëren, zodat deze bewerkt kunnen worden voor het nieuwe evenement. Scheelt weer tijd en werk!